Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale des Pyrénées Atlantiques

Service : Direction

Localisation géographique du poste : Pau

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale des Pyrénées Atlantiques est composée de quatre pôles :

- un Pôle santé environnement bi-départemental,

- un Pôle santé publique,

- un Pôle animation territoriale et parcours de santé Béarn/Soule,

- un Pôle animation territoriale et parcours de santé Navarre/Côte basque.

Par ailleurs, les missions médicales et support sont rattachées directement à la Direction.

Enfin, des missions de prévention promotion de la santé et de projets SEGUR sont assurées de façon interdépartementale.

Définition du poste : Assister le/la Directeur-trice départemental-e et la Directrice adjoint-e dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la Délégation Départementale en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Assurer l’interface avec les responsables de pôle et entre les différents interlocuteurs de la délégation départementale.

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

Relations externes : Ministères, Préfecture, sous-préfecture, cabinet, Conseil Départemental, services de l’Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département, usagers, collectivités territoriales, associations, etc.

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Activités essentielles :

Assurer l’organisation des agendas de la direction,
Orienter les appels téléphoniques,
Accueillir et accompagner les personnes ayant rendez-vous avec la Direction,
Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant,
Gérer les déplacements du/de la directeur-trice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,
Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition du/de la directeur-trice en temps utile,
Evaluer, signaler et orienter les urgences,
Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs,
Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
· Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers notamment dans le cadre des comités de direction ou collège des cadres,

· Assurer la liaison avec les services généraux : budget, voitures, correspondant « formation », correspondant « documentation »,

· Assurer la liaison interne et externe avec les secrétariats des autres pôles du siège ( secrétariat DG ) et de la Délégation départementale.

Activités annexes :
Assurer le rôle de « relais » local du Département Communication (faire circuler l’information et informer les services de l’actualité en cours, assurer le suivi des acquisitions documentaires et abonnements),
Assurer le rôle de « relais » local de la Direction des Ressources Humaines (remonter des informations validées par la Direction concernant les agents de la Délégation départementale).

Spécificités du poste / Contraintes :
Nécessité de travailler en lien avec les secrétaires des autres pôles,
Articulation des congés impérative avec les secrétaires des autres pôles afin de garantir la permanence du Secrétariat de Direction,
Contraintes horaires sous réserve de nécessité de service et disponibilité requise en fonction des pics d’activité de la Délégation départementale,
Assurer une veille de l’actualité en vigueur.

Rattachement hiérarchique : Directeur-trice départemental-e et Directrice adjointe en son absence.

Compétences requises :

Connaissances :
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
GESTION DE L’INFORMATION
TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :
COMMUNIQUER
CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT
PRIORISER
RÉDIGER
ARCHIVER
METTRE EN FORME UN DOCUMENT

Savoir-être :
ÊTRE AUTONOME
ESPRIT D’INITIATIVE
FACULTÉ D’ADAPTATION
FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION
SENS DE L’ORGANISATION

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