Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale de la Gironde

Département : Offre de soins hospitaliers

Département : Offre de soins de ville

Localisation géographique du poste : Bordeaux

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale de la Gironde est composée de six départements :

- un département défense et gestion des risques sanitaires,

- un département prévention, personnes confrontées à des difficultés spécifiques, santé mentale,

- un département offre de soins de ville,

- un département offre de soins hospitaliers,

- un département personnes âgées,

- un département handicap.

Dans le cadre de l’évolution de l’organisation de l’ARS Nouvelle-Aquitaine, de la mise en œuvre du Projet Régional de Santé 2023-2028, la délégation départementale de la Gironde doit investir de manière plus marquée et experte chacun des champs d’intervention de l’ARS et la territorialisation des politiques de santé.

Relations internes : Autres collaborateurs de la délégation départementale, Directions Métiers.

Relations externes : Préfecture, établissements de santé (directions, présidences de CME et présidences de conseil de surveillance), professionnels de ville et leurs instances représentatives…

Définition du poste : Assurer le secrétariat des deux départements (0.5 ETP pour chaque département), sous l’autorité des deux responsables de département et en interface avec le secrétariat de direction.

Activités essentielles :

· Réaliser l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;

· Tenir l'agenda des responsables de départements, gérer le planning collectif ;

· Gérer la messagerie et diffuser des informations aux partenaires extérieurs ;

· Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions organisées par le département (réunions de service ou réunions trimestrielles avec les établissements et services) ;

· Effectuer des travaux de synthèse (remontées d'informations - tableaux de synthèse) ;

· Créer et suivre des tableaux Excel, des diaporamas, mettre en forme des documents et des courriers ;

· Actualisation du tableau des opérateurs de la Gironde ;

· Communiquer avec les directions métiers et les partenaires extérieurs (établissements, opérateurs, élus, etc ...) ;

· Diffuser et assurer un suivi des enquêtes ;

· Classer et archiver ;

· Assurer un suivi des instances (délais, signature courriers) ;

· Organiser matériellement les réunions et audioconférences ;

· Participer à l'actualisation de l'outil SI-contacts ;

· Organiser la mise en place de l'outil GED/GEC (Gestion Electronique des Dossiers/Gestion Electronique du Courrier) ;

· Participer à la gestion des dossiers relatifs aux Malades à Haut Risque Vital (en lien avec les médecins et Enedis), préparer des courriers et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des accords et refus ;

· Préparer les autorisations des transports de stupéfiants (voyage à l'étranger).

Spécificités du poste / Contraintes :

· Participer et contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats de département et de la direction de la DD33.

Rattachement hiérarchique : Responsable du département « offre de soins hospitaliers ».

Rattachement fonctionnel : Responsable du département « offre de soins de ville ».

Compétences requises :

Connaissances :
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
GESTION DE L’INFORMATION
TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :
ARCHIVER
MENER UNE VEILLE
RÉDIGER
RENDRE COMPTE
ORGANISER UNE ACTIVITÉ
ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF
COMMUNIQUER
TRAVAILLER EN ÉQUIPE

Savoir-être :
AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE
ÊTRE RIGOUREUX
FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Expérience professionnelle dans le domaine souhaitée.